Bezpieczeństwo danych w chmurze vs serwer lokalny. Co wybrać dla systemu kadrowego?

Wyzwania utrzymania własnej infrastruktury IT dla systemów kadrowych

Decyzja o wyborze architektury IT pod system rejestracji i ewidencji czasu pracy jest jednym z kluczowych wyzwań dla dyrektorów technicznych (CTO) oraz szefów działów kadr.

Przez lata standardem w polskich przedsiębiorstwach była instalacja oprogramowania na lokalnych serwerach firmy (model On-Premise). Rozwiązanie to wymaga jednak od przedsiębiorstwa posiadania własnej serwerowni, inwestycji w kosztowny sprzęt oraz zatrudnienia wykwalifikowanych administratorów IT, którzy codziennie dbają o ciągłość działania infrastruktury, fizyczną ochronę pomieszczeń oraz bieżącą konserwację baz danych.

Lokalne serwery wiążą się z realnym ryzykiem awarii sprzętowych, przestojów wynikających z braku prądu czy podatnością na ataki typu ransomware, które potrafią całkowicie zablokować dostęp do dokumentacji pracowniczej. Dodatkowo, w przypadku awarii dysków lub błędu ludzkiego podczas ręcznego tworzenia kopii zapasowych, firma naraża się na bezpowrotną utratę danych kadrowo-płacowych. W dobie rygorystycznych kontroli i wymagań prawnych, utrata wpisów o przepracowanych godzinach zatrudnionych osób generuje ogromne straty finansowe i wizerunkowe dla całego biznesu.

Porównanie modelu SaaS (chmura) i On-Premise (serwer lokalny)

Zapewnienie ciągłości działania oraz ochrona wrażliwych informacji kadrowych wymagają rzetelnej analizy kosztów i bezpieczeństwa. Przedsiębiorstwa coraz częściej odchodzą od tradycyjnego modelu stacjonarnego na rzecz nowoczesnej chmury obliczeniowej. Poniższa tabela przedstawia szczegółowe porównanie kluczowych parametrów technicznych i operacyjnych obu rozwiązań:

Zestawienie to jednoznacznie wskazuje, że model chmurowy przenosi odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie systemu ze słabo zabezpieczonych, lokalnych środowisk firmowych do profesjonalnych, certyfikowanych centrów danych. Dzięki temu organizacja może skupić się na swojej podstawowej działalności biznesowej, nie marnując zasobów na utrzymanie infrastruktury serwerowej.

Gwarancja RODO i ciągłości działania w chmurze

Przetwarzanie danych osobowych pracowników w systemach RCP podlega surowym restrykcjom rozporządzenia RODO. Centra danych świadczące usługi w modelu chmurowym stosują zaawansowane mechanizmy ochrony, takie jak dedykowane szyfrowanie transmisji kanałem SSL/TLS, szyfrowanie bazy danych kluczami AES-256 oraz rygorystyczną kontrolę dostępu fizycznego potwierdzoną certyfikatami ISO/IEC 27001. Systemy te gwarantują ciągłość działania (SLA) na poziomie 99,9%, co jest praktycznie nieosiągalne dla małych i średnich serwerowni firmowych bez olbrzymich nakładów inwestycyjnych.

Współczesne przedsiębiorstwa stawiają na maksymalną elastyczność i natychmiastowy dostęp przez przeglądarkę bez potrzeby stawiania skomplikowanych połączeń VPN. Wybierając sprawdzone oprogramowanie rcp w chmurze, firma otrzymuje wielopoziomowe szyfrowanie danych, automatyczne aktualizacje systemu dostosowane do zmian prawnych oraz wysoce wydajny moduł rcp online. Zapewnia to bezkompromisowe bezpieczeństwo danych kadrowych oraz gwarancję ciągłości działania bez obciążania zasobów własnego działu informatycznego.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Kto odpowiada za kopie zapasowe w chmurowym systemie czasu pracy?

  Za wykonywanie, przechowywanie i stałe testowanie kopii zapasowych (backupów) w pełni odpowiada dostawca usługi w modelu SaaS. Gwarancja regularnego tworzenia szyfrowanych kopii zapasowych jest wpisana bezpośrednio w umowę o świadczenie usług (SLA).

• Czy przechowywanie danych kadrowych w chmurze jest zgodne z RODO?

  Tak. Przechowywanie danych w chmurze jest w 100% zgodne z przepisami RODO, pod warunkiem że serwery dostawcy znajdują się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a pomiędzy dostawcą usługi a pracodawcą zostanie podpisana formalna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

• Co się stanie z rejestracją obecności w przypadku utraty połączenia z Internetem?

  Nowoczesne rejestratory i aplikacje mobilne posiadają wbudowaną pamięć lokalną. W przypadku braku Internetu zdarzenia wejść i wyjść są bezpiecznie zapisywane w urządzeniu, a po przywróceniu połączenia automatycznie synchronizowane z serwerem w chmurze bez utraty żadnych informacji.